Je denkt: “Even producten, foto’s, prijzen erin en klaar.”
Drie weken, 47 correctierondes en een berg frustratie later heb je nóg geen fatsoenlijke catalogus. Herkenbaar?
Voor B2C-bedrijven moet een catalogus verleiden en inspireren. Voor B2B is het vooral een praktisch werkinstrument: snel te gebruiken door verkopers of distributeurs, gestructureerd, duidelijk en zonder afleiding.
In beide gevallen geldt één harde regel: zonder ijzersterke structuur en betrouwbare data eindig je in chaos.
Ik zie het dagelijks bij mijn klanten: prijslijsten, technische fiches en complete catalogi. Telkens duiken dezelfde valkuilen op. Hier de belangrijkste 9 – én hoe je ze slim omzeilt.
1. Denk in structuren, niet in losse pagina’s
Een catalogus is geen verzameling losse bladzijden, maar een logisch systeem dat zich vertaalt naar pagina’s. Bouw daarom een duidelijke hiërarchie op met categorieën, subcategorieën en mogelijk meerdere niveaus diep (soms 5 of 6 lagen of meer). Houd rekening met varianten zoals kleuren, maten, types, accessoires of bundels. Definieer dit alles in je data vóór je aan de opmaak begint. Anders puzzel je later met artikelcodes in plaats van inhoud.
2. Bepaal de logische volgorde (en leg die vast!)
Alfabetisch sorteren is zelden van toepassing (tenzij je catalogus graag begint met het hoofdstuk ‘accessoires’ 😏). Wil je bestsellers vooraan? Liever groeperen per toepassing, doelgroep, formaat of een andere klantgerichte logica? Kies wat voor jouw klant het meest intuïtief is. Leg die volgorde vast als een apart veld in je data. Zo blijft alles automatisch kloppen, ook bij de volgende editie of update.
3. Garbage in = garbage out (en die rommel verspreidt zich overal)
Slechte invoer = slechte output. Rommelige eenheden, ontbrekende velden, inconsistente notaties… ik vang ze vaak al bij import op. Maar als je brondata structureel niet deugt, stopt het probleem niet bij je catalogus. Diezelfde data voedt je webshop, klantenportaal, reseller-tools en meer. Een fout in de basis vermenigvuldigt zich over ál je kanalen. Datakwaliteit is dus geen detail – het is een strategische keuze.
4. Werk met schaalbare locales en zuivere data
Losse kolommen zoals “omschrijving DE” of “description FR” lijken handig, maar worden snel een puinhoop. Beter: één vast veld + locale, zoals:
description-nl_BE
description-fr_FR
description-en_US
Dit maakt een vlotte taalwissel mogelijk zonder je structuur om te gooien – handig voor België, Frankrijk en verder. Bewaar prijzen puur numeriek (bijv. 1456.00) – zonder €, $ of scheidingstekens. Laat het publicatiesysteem de opmaak doen: 1.456,00 € in België/Frankrijk, 1 456,00 € in Frankrijk (met spatie als duizendtal), of $1,456.00 in de VS. Hetzelfde geldt voor eenheden (/st, /pc) en afmetingen (L×B vs L×l). Vaste tekst in data = verlies aan flexibiliteit. Goede opbouw vanaf dag één bespaart pijn in alle kanalen.
5. Denk technisch vanaf de start
Wees realistisch met kleuren in drukwerk. Een fluo gele strook op een veiligheidsvest ziet er op papier nooit exact uit zoals in het echt – vaak veel fletser of minder intens.
Toon in dat geval liever een pictogram of duidelijke opmerking dan te proberen het onmogelijke te drukken. Hou kleuraccenten per merk/hoofdstuk consistent met het geheel. Zorg dat elke pagina duidelijk toont in welke categorie/subcategorie je zit – lezers verdwalen snel.
6. Niet elk product past in hetzelfde blokje
Sommige producten vragen alleen foto + titel + prijs. Andere hebben tabellen met specs of uitgebreide info. Werk modulair: vaste opmaakblokken per producttype. Dat geeft consistentie, maakt automatisering mogelijk en versnelt updates enorm. Resultaat: lagere kost per editie en minder fouten.
7. Bouw print én digitaal tegelijk
Steeds meer bedrijven willen beide: gedrukt én online (PDF met hyperlinks, klikbare inhoudsopgave, links naar webshop). Bouw interactieve elementen meteen in je structuur. Achteraf toevoegen = dubbel werk. Een slimme workflow scheelt tijd en geld.
8. Stop zoveel mogelijk in je data – ook de uitzonderingen en labels
Labels zoals NEW, PROMO, ECO, SALE, LIMITED of BESTSELLER bedenk je vaak pas laat. Maar het echte advies is breder: voorzie in je datamodel zoveel mogelijk velden voor alles wat ooit per product kan verschillen of extra getoond moet worden.
Denk aan:
- Land van herkomst
- Certificeringen (CE, ISO, etc.)
- Speciale vermeldingen (bijv. “Alleen op bestelling”, “Seizoensartikel”)
- Uitzonderingen per regio of klant (bijv. andere eenheidsprijs of verpakkingseenheid)
- Iconen/badges die je later automatisch wilt tonen
Zet het gewoon in een veld (bijv. origin_country = BE, label1 = NEW, special_note = “Beperkte voorraad”). Het kost nu bijna niets om die kolommen toe te voegen, maar het bespaart later héél veel tijd: geen handmatige correcties, geen InDesign-trucs, geen extra rondes. Alles blijft centraal in de data, schaalbaar en herbruikbaar voor toekomstige edities, webshop of andere kanalen.
Wie dit niet doet, betaalt later de prijs in correctiewerk en gemiste kansen.
9. Test, leer en verbeteren – elke keer opnieuw
Print een proefexemplaar. Bekijk het met frisse ogen. Laat iemand buiten het project meekijken. Kleine inconsistenties (afwijkende eenheden, schrijfwijze, afrondingen) vallen vaak pas op papier op. Bewaar je data-structuur en workflow. Dan wordt de volgende catalogus geen nieuw project, maar een simpele update.
Een catalogus maken is veel meer dan foto’s en prijzen bij elkaar zetten. Het is het resultaat van doordachte structuur, consequente data en slimme automatisering.
Wie zijn catalogus als systeem benadert in plaats van als eenmalig ontwerp, wint op lange termijn tijd, geld én betrouwbaarheid. De kwaliteit van je catalogus is uiteindelijk maar zo sterk als de kwaliteit van je data én de discipline waarmee je die beheert.
Wil je voorkomen dat je volgende catalogus weer een chaos project wordt?
Ik kijk graag eens mee naar je huidige data en structuur – vaak zien we binnen een halfuur al meerdere quick wins. Neem gerust contact op via www.easy-catalog.com of stuur me je vragen.