Waarom ik Dropbox verkies boven andere populaire cloudopslagopties zoals Google Drive en OneDrive. Veel van mijn klanten vragen me wat de beste optie is: Dropbox, Google Drive of OneDrive (Microsoft), aangezien Creative Cloud het delen van bestanden met derden heeft stopgezet (februari 2025). Dit artikel helpt je bij het kiezen van de beste cloudopslag voor jouw InDesign-bestanden en EasyCatalog-projecten.
Als je op meerdere systemen tegelijk werkt (zoals in mijn geval) of samenwerkt met een team, kom je al snel uit bij Dropbox.
Dropbox geeft niet alleen antwoord op de vraag: “Wat gebeurt er als ik op een dag op weg naar mijn werk door tijgers wordt opgegeten en iemand anders mijn werk moet overnemen?”, maar het maakt ook automatisch bestandsversies aan, wat VEEL BETER is dan de ingebouwde versiebeheerfuncties van InDesign. Moet je 10 bewerkingen teruggaan naar een vorige versie? Dropbox slaat ALLE versies van de afgelopen 30 dagen op en je kunt teruggaan en ELKE vorige versie van het bestand herstellen.
Vergelijk dit ook met Google Drive, dat alleen de laatste 100 versies van het bestand opslaat. Bovendien is Dropbox uitbreidbaar, zodat je nog verder terug in de tijd kunt gaan, tot 365 dagen, afhankelijk van je abonnement.
Een ander voordeel van Dropbox is dat als u een (groot) bestand wijzigt, alleen het ‘gewijzigde deel’ van het bestand opnieuw wordt gesynchroniseerd. Het hele bestand wordt dus niet elke keer opnieuw gesynchroniseerd, wat zorgt voor goede prestaties.
Onlangs heb ik een klant geholpen bij de migratie van Dropbox (4 TB, ~200.000 bestanden) naar OneDrive/SharePoint. Ze dachten dat dit kostenbesparend zou zijn, omdat SharePoint bij hun Microsoft 365-abonnement is inbegrepen. Het bleek echter dat de ‘inbegrepen’ opslagruimte slechts 1 TB bedroeg, plus 10 GB per gebruiker – lang niet genoeg voor hun gegevens.
Na dagenlang bestanden te hebben gearchiveerd en opgeschoond, begonnen we met het synchroniseren naar OneDrive. We kregen meteen te maken met pijnlijk trage uploadsnelheden, vastgelopen synchronisatieprocessen, conflicterende kopieën en voortdurende rode waarschuwingspictogrammen in het systeemvak. Zelfs het synchroniseren van kleine Word-documenten kon minuten duren en het lokaal kopiëren van een map van 100 MB duurde een eeuwigheid. We hebben twee maanden lang geprobeerd om deze problemen op te lossen, maar de OneDrive-client was gewoonweg niet stabiel genoeg voor intensief dagelijks gebruik.
Uiteindelijk zijn we teruggegaan naar Dropbox. Ja, dat is duurder, maar het werkt wel: snelle synchronisatie, eenvoudig herstellen van versies en vrijwel geen beperkingen voor grote aantallen bestanden. Mijn conclusie? SharePoint kan prima zijn voor kleinere teams of beperkte bestandsets, maar het is zeker niet geschikt om een volledige opslaginfrastructuur – of een oplossing als Dropbox – te vervangen wanneer het om grote hoeveelheden gegevens gaat.
Als je InDesign met EasyCatalog gebruikt, presteert Dropbox beter dan OneDrive of Sharepoint voor het beheren van grote catalogi en geautomatiseerde lay-outprojecten.
Ik kopieer nooit bestanden naar mijn lokale schijf. Het risico dat je al je werk kwijtraakt als je computer crasht en gegevens niet of moeilijk terug te halen zijn, is gewoon te groot. Daarom staat alles altijd in Dropbox.
Het mooie is dat Dropbox gewoon een reeks mappen op mijn Mac is die automatisch worden gesynchroniseerd met de Dropbox-server. Ik kan dus op de normale manier door het bestandssysteem navigeren, maar alles wordt voortdurend opgeslagen in Dropbox voor het geval er ooit weer een probleem is met mijn computer (of die van een collega). Als de computer crasht, zijn de bestanden niet verloren, omdat we altijd een versie hebben die een paar minuten oud is in Dropbox.
Het gebruik van Dropbox in plaats van lokale opslag is ook een veiligere workflow bij het werken met Adobe InDesign, EasyCatalog en grote afbeeldingenbibliotheken.
Het is echter niet allemaal rozengeur en maneschijn. Er zijn een paar vervelende aspecten aan Dropbox en het werken met InDesign en EasyCatalog. Als je Dropbox, Google Drive of OneDrive overweegt voor catalogusautomatisering of InDesign-workflows, is het belangrijk om deze beperkingen te kennen.
Een zwak punt is dat InDesign-vergrendelingsbestanden niet worden gesynchroniseerd, dus je moet met je team of klant communiceren om ervoor te zorgen dat iedereen weet wanneer iemand eraan werkt. Maar eerlijk gezegd werken andere clouddiensten voor het delen van bestanden ook niet goed met vergrendelde InDesign-bestanden, dus conflicten kunnen (en zullen) zich voordoen.
Een andere functie die me stoort, is dat InDesign (via EasyCatalog) afbeeldingen in de cloud ophaalt, maar dat deze nog niet zichtbaar zijn als ze nog niet zijn gedownload.
Stel dat je een map hebt met 1000 afbeeldingen. Die 1000 afbeeldingen zijn niet gedownload op je computer. Je ziet wel het pictogram, maar pas wanneer je de afbeelding opent, wordt deze gedownload. Als je via EasyCatalog een catalogus wilt genereren met behulp van die 1000 afbeeldingen, gaat EasyCatalog ervan uit dat die afbeeldingen op je pc staan. Je pc wil ze gebruiken, maar geeft een foutmelding. EasyCatalog geeft dus geen opdracht van “Ik heb deze afbeelding (die in de cloud staat) nu nodig, download de afbeelding alstublieft…” (Files On-Demand).
De native Dropbox-app kan veel te veel geheugen en processorvermogen vragen, daarom gebruik ik Maestral. Maestral is een nieuwe open source-client voor Dropbox waarmee je je Dropbox-inhoud kunt bekijken en synchroniseren. Enkele voordelen van het gebruik van Maestral:
